Meer over deze woonruimte

Samenvatting Memo ten behoeve van het verhuurplan 735 studenteneenheden op de TU/e campus



Van Hanneke Hofs

Aan Marjol Vogels

Datum 13 maart 2023

Samenvatting door: Eva Machielse 15 maart 2023

??Inhoud

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

??







De aannemer is inmiddels gestart met de bouw. In de planning is aangestuurd op een oplevering van alle woningen aan ons in juli 2024. Formele kanttekening om nog te maken: voor de beide torens is een bouwvergunning verleend. Voor het laagbouwdorp loopt op dit moment de procedure voor het verkrijgen van de vergunning. 13/3/2023.



De uitvraag van de TU/e

735 eenheden, waarvan minimaal de helft bestaat uit onzelfstandige kamers

De woningen behoren niet tot een contingent

De woningen worden ingezet voor huisvesting van studenten op de gehele campus

Minimaal de helft van de woningen wordt bewoond door een internationale student.

De studenten krijgen een campuscontract, er wordt actief gecontroleerd op “studentzijn”

Het dorp draagt bij aan een levendige campus, het welzijn van de studenten is belangrijk.

Het planboek moet een concrete invulling geven op exploitatie en (sociaal) beheer.

Ten aanzien van een x-aantal onzelfstandige eenheden is een maximale kale huurprijs voorgeschreven (prijspeil 2020).

Ten aanzien van de servicekosten is een aantal posten benoemd, die verplicht van toepassing mogen zijn voor alle bewoners, waarvan bovendien een maximum bedrag voor het totaal is benoemd.



Het aanbod, ons planboek



In het finaal ingediende planboek is een vertaalslag geschreven op 2 elementen:

Concreet plan van 1e verhuring, specifiek is gevraagd om te omschrijven hoe wij gaan voldoen bij 1e verhuring aan de eis: minimaal 50% Internationals en hoe we de rest van de woningen “vullen” bij 1e verhuring.

Contouromschrijving (ook al redelijk concreet) van de periode daarna.



De gemaakte vertaalslagen, die zijn ingediend, zijn voorafgaand aan indiening, goedgekeurd door DTO en vastgesteld.



Aantallen en verdeling van de types op de locatie:



Eerste verhuringen

We verhuren aan studenten die een studie volgen die gegeven wordt op de campus. Dit zijn in 2024:



Alle TU/e studenten

Fontys studenten van de volgende studierichtingen:

Applied Mathematics (EN)

Applied Science (NL)

Automotive (NL)

Automotive Engineering (EN)

Electrical and Electronic Engineering (EN)

Elektrotechniek (NL)

Industrial Engineering and Management (EN)

Mechanical Engineering (EN)

Mechatronica (NL)

Mechatronics (EN)

Technische Bedrijfskunde (NL)

Technische Natuurkunde (NL)

Toegepaste Wiskunde (NL)

Werktuigbouwkunde (NL)

Summa Engineering (alleen BOL)

Engineering for society

Industrieel product ontwerpen

Mechatronica

Werktuigbouwkunde

Werktuigbouwkunde



In de tender is benoemd dat we niet zullen discrimineren op basis van geslacht, land van herkomst. Verder is coöptatieverhuur uitgesloten.



Eerste verhuringen: doorstroming van Internationals zittend in een woning van Vestide.

Alle TU/e internationale bachelors die al bij Woonbedrijf wonen, mogen doorstromen naar een onzelfstandige kamer, een studio, of een appartement naar keuze. De gesprekken hierover kunnen gevoerd worden met de studenten die al huren.



Eerste verhuringen: verdelen binnen de groepswoningen

We kiezen er initieel voor om?2?kamers?aan een internationale student?aan te bieden per?woongroep?(van?4, 6?of?8 studenten) en deze daarna vast in de groepen te reserveren.



Eerste verhuringen: voldoende Internationals huisvesten

Er moeten scenario’s bedacht worden als we niet aan de 50% internationals komen. Hierover zijn in het stuk nog geen kaders van opgenomen, alleen voorzetjes. Zie hiervoor de uitgebreide memo.



Eerste verhuringen: De Kartrekkers/ ambassadeurs

Hiervoor is nog geen beleid. Dit wordt opgenomen in de beleidskaders vanuit afdeling Buurtbeheer.

Hierover zijn in het stuk nog geen kaders van opgenomen, alleen voorzetjes. Zie hiervoor de uitgebreide memo.



Eerste verhuringen: Honours academy, VERVALT

Deze uitwerking komt te vervallen.


Eerste verhuringen: De rest.

De spelregels die gelden vanuit het huidige beleid woonruimteverdeling van Vestide:

Volgordebepaling op basis van inschrijfduur

Inschrijfduur wordt gecorrigeerd op basis van reistijdbonus.


Uitzonderingen

Masters en promovendi?krijgen?bij de toewijzing van de studio’s en appartementen?voorrang.

Starters krijgen voorrang op onzelfstandige eenheden



Randvoorwaarde van Manager Verhuur:

We voeren alleen uit, als de automatisering hierin ondersteunt.



Ademend principe

Wat betekent dat voor de huisvesting van studenten? We huisvesten startende studenten, nieuwkomers, in kamers, waarmee zij sneller opgenomen worden in de Eindhovense community. We faciliteren studenten die al verder gevorderd zijn in hun studie, naar een studio of appartement.

Het beleidsdocument rondom het Ademend principe wordt uitgewerkt vanuit Assetmanagement in samenwerking met Woninginformatie. Het document moet nog ter besluitvorming naar het DTO(2e helft maart/begin april). Daarin wordt voorgesteld om op korte termijn invulling te geven aan het huisvesten van startende studenten in onzelfstandige kamers voor studenten.



Vigerend beleid woonruimteverdeling

Geen inschrijfgeld.

Inschrijven vanaf 15 jaar.

Alleen gegevens registeren die noodzakelijk zijn.

Reageren op aanbod kan alleen met een complete inschrijving.

Toewijzing geschiedt in volgorde van inschrijfduur.

Inschrijfduur wordt gecorrigeerd voor woningzoekenden die een reistijd (openbaar vervoer volgens google-maps) hebben:

Langer dan één uur: half jaar.

Langer dan twee uur: een heel jaar.

Studenten met adres buiten NL : een heel jaar.

Onbeperkt reageren op aanbod.

Weigeren van aanbod kent geen sancties.

We hanteren geen urgentie-regeling.



Gezocht wordt naar een methodiek van toewijzen bij 1e verhuring, die wél zorgt voor een korte, effectieve aanbiedingsperiode, zónder dat bovenstaande uitgangspunten worden uitgehold.



Stand van automatisering

Het is gewenst om te kunnen werken met uitwerkingen van geautomatiseerde handelingen:



Opvoeren van woningen in SAP mogelijk, administratie

Uploaden woningen in de WRVtool (inclusief foto’s etc) in de maak, momenteel in test



Digitale en geautomatiseerde stappen van de workflow:

Bulk publiceren: dit is gereed voor het contingent gedeelte. Mogelijk vraagstuk/ uitwerking door de werkgroep: moet deze wijze van publiceren ook in het reguliere zou kunnen?

Bulk aanbieden: uitwerken of dit wenselijk is

Bulk contract maken WAG?

Digitaal contract ondertekenen wordt momenteel al Woonbedrijf breed onderzocht (Bas Bogers)



Sturingskenmerk tendervoorschrift: “International”, welke OI locatie?” aangevraagd, IM zoekt wie dit oppakt.

Sturingskenmerk Ademend principe “starter”, aangevraagd, IM onderzoekt. Dit is nog geen geformaliseerd beleid en nog niet geïmplementeerd.

In geen geval mag het de andere voorgang door IM belemmeren.





Vragen

Hoofdstuk 1, punt 7: wat is het planboek en wie is er verantwoordelijk voor?

Hoofdstuk 2, punt 1: is dat planboek ook voor ons te lezen? Lijkt erop alsof er al een plan is, is er al een analyse naar het aantal studenten dat gaat doorstromen. Zo niet, wil jij deze maken?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring; a: Wat is de definitie van een international? En hoe controleren we dit? En blijf/ben je international als je doorstroomt in het gebouw?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring; f: wat is een starter?

Wat zijn de afspraken m.b.t. het huisvesten van de eerste jaars studenten, master en bachelor studenten?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring F: blijven de voorrangsregels gelden bij mutatie?

Hoofdstuk 4: kunnen wij buitenom het beleidsstuk ‘ademend principe’ zelf keuzes maken over voorrang voor eerstejaars studenten?

Hoofdstuk 5: de eerste twee punten: Opvoeren woning SAP, dit lijkt mij niet van belang voor de werkgroep verhuur. Tweede punt overzetten naar WRV: wordt dit geautomatiseerd zodat de verhuurconsulent niets meer hoeft te doen?

Krijgen alle huurders eenzelfde contract? Campus contract? Allemaal een regulier contract of niet?

Hoe worden de studio's verdeeld? Is er een limiet op het aantal studio’s en appartementen naar keuze?

We kiezen er initieel voor om?2?kamers?aan een internationale student?aan te bieden per?woongroep?(van?4, 6?of?8 studenten) en deze daarna vast in de groepen te reserveren. Is dit een goed aantal sociaal gezien? Moet dit niet de helft zijn? Vraag voor community building misschien?

Wanneer wordt duidelijk of een PHDer nog een campus contract krijgen?

Is er een automatiseringsoplossing mogelijk voor het laten landen van de documenten in het digitaal dossier?

Tekenen van de contracten wordt dat digitaal of fysiek?

Oplossing voor het overzetten van de vhe’s naar WRV. Dit moet nu achteraf handmatig. Kunnen we zoeken naar een oplossing waarbij de VHE’s niet apart over hoeven te worden gezet en de inschrijvingen handmatig hoeven te worden geblokkeerd.

Oplevering verspreiden over meerdere fases, zodat niet 735 studenten tegelijk op locatie zijn. Zijn hier concrete afspraken over?

Welke uiterste datum moet de vergunning voor laagbouw dorp afgegeven worden om nog mee te kunnen gaan in de huidig geplande oplevering?

Wat is de definitie van het contingent? Worden de kamers geboekt?

Wat is de definitieve (energie)prijs van volgend jaar? Is er rekening gehouden met het prijsplafond?

Moet een student verhuizen wanneer de (Fontys)opleiding van het Campus verhuist. Houden de onderwijsinstellingen ons op de hoogte welke opleidingen van de campus afgaan?

Worden de eenheden kaal verhuurd of gemeubileerd? Worden de eenheden voor de internationals verhuurd middels het boekingssysteem?

Mogen Nederlandse PhD-ers ook instromen?



Samenvatting Memo ten behoeve van het verhuurplan 735 studenteneenheden op de TU/e campus



Van Hanneke Hofs

Aan Marjol Vogels

Datum 13 maart 2023

Samenvatting door: Eva Machielse 15 maart 2023

??Inhoud







De aannemer is inmiddels gestart met de bouw. In de planning is aangestuurd op een oplevering van alle woningen aan ons in juli 2024. Formele kanttekening om nog te maken: voor de beide torens is een bouwvergunning verleend. Voor het laagbouwdorp loopt op dit moment de procedure voor het verkrijgen van de vergunning. 13/3/2023.



De uitvraag van de TU/e

735 eenheden, waarvan minimaal de helft bestaat uit onzelfstandige kamers

De woningen behoren niet tot een contingent

De woningen worden ingezet voor huisvesting van studenten op de gehele campus

Minimaal de helft van de woningen wordt bewoond door een internationale student.

De studenten krijgen een campuscontract, er wordt actief gecontroleerd op “studentzijn”

Het dorp draagt bij aan een levendige campus, het welzijn van de studenten is belangrijk.

Het planboek moet een concrete invulling geven op exploitatie en (sociaal) beheer.

Ten aanzien van een x-aantal onzelfstandige eenheden is een maximale kale huurprijs voorgeschreven (prijspeil 2020).

Ten aanzien van de servicekosten is een aantal posten benoemd, die verplicht van toepassing mogen zijn voor alle bewoners, waarvan bovendien een maximum bedrag voor het totaal is benoemd.



Het aanbod, ons planboek



In het finaal ingediende planboek is een vertaalslag geschreven op 2 elementen:

Concreet plan van 1e verhuring, specifiek is gevraagd om te omschrijven hoe wij gaan voldoen bij 1e verhuring aan de eis: minimaal 50% Internationals en hoe we de rest van de woningen “vullen” bij 1e verhuring.

Contouromschrijving (ook al redelijk concreet) van de periode daarna.



De gemaakte vertaalslagen, die zijn ingediend, zijn voorafgaand aan indiening, goedgekeurd door DTO en vastgesteld.



Aantallen en verdeling van de types op de locatie:



Eerste verhuringen

We verhuren aan studenten die een studie volgen die gegeven wordt op de campus. Dit zijn in 2024:



Alle TU/e studenten

Fontys studenten van de volgende studierichtingen:

Applied Mathematics (EN)

Applied Science (NL)

Automotive (NL)

Automotive Engineering (EN)

Electrical and Electronic Engineering (EN)

Elektrotechniek (NL)

Industrial Engineering and Management (EN)

Mechanical Engineering (EN)

Mechatronica (NL)

Mechatronics (EN)

Technische Bedrijfskunde (NL)

Technische Natuurkunde (NL)

Toegepaste Wiskunde (NL)

Werktuigbouwkunde (NL)

Summa Engineering (alleen BOL)

Engineering for society

Industrieel product ontwerpen

Mechatronica

Werktuigbouwkunde

Werktuigbouwkunde



In de tender is benoemd dat we niet zullen discrimineren op basis van geslacht, land van herkomst. Verder is coöptatieverhuur uitgesloten.



Eerste verhuringen: doorstroming van Internationals zittend in een woning van Vestide.

Alle TU/e internationale bachelors die al bij Woonbedrijf wonen, mogen doorstromen naar een onzelfstandige kamer, een studio, of een appartement naar keuze. De gesprekken hierover kunnen gevoerd worden met de studenten die al huren.



Eerste verhuringen: verdelen binnen de groepswoningen

We kiezen er initieel voor om?2?kamers?aan een internationale student?aan te bieden per?woongroep?(van?4, 6?of?8 studenten) en deze daarna vast in de groepen te reserveren.



Eerste verhuringen: voldoende Internationals huisvesten

Er moeten scenario’s bedacht worden als we niet aan de 50% internationals komen. Hierover zijn in het stuk nog geen kaders van opgenomen, alleen voorzetjes. Zie hiervoor de uitgebreide memo.



Eerste verhuringen: De Kartrekkers/ ambassadeurs

Hiervoor is nog geen beleid. Dit wordt opgenomen in de beleidskaders vanuit afdeling Buurtbeheer.

Hierover zijn in het stuk nog geen kaders van opgenomen, alleen voorzetjes. Zie hiervoor de uitgebreide memo.



Eerste verhuringen: Honours academy, VERVALT

Deze uitwerking komt te vervallen.


Eerste verhuringen: De rest.

De spelregels die gelden vanuit het huidige beleid woonruimteverdeling van Vestide:

Volgordebepaling op basis van inschrijfduur

Inschrijfduur wordt gecorrigeerd op basis van reistijdbonus.


Uitzonderingen

Masters en promovendi?krijgen?bij de toewijzing van de studio’s en appartementen?voorrang.

Starters krijgen voorrang op onzelfstandige eenheden



Randvoorwaarde van Manager Verhuur:

We voeren alleen uit, als de automatisering hierin ondersteunt.



Ademend principe

Wat betekent dat voor de huisvesting van studenten? We huisvesten startende studenten, nieuwkomers, in kamers, waarmee zij sneller opgenomen worden in de Eindhovense community. We faciliteren studenten die al verder gevorderd zijn in hun studie, naar een studio of appartement.

Het beleidsdocument rondom het Ademend principe wordt uitgewerkt vanuit Assetmanagement in samenwerking met Woninginformatie. Het document moet nog ter besluitvorming naar het DTO(2e helft maart/begin april). Daarin wordt voorgesteld om op korte termijn invulling te geven aan het huisvesten van startende studenten in onzelfstandige kamers voor studenten.



Vigerend beleid woonruimteverdeling

Geen inschrijfgeld.

Inschrijven vanaf 15 jaar.

Alleen gegevens registeren die noodzakelijk zijn.

Reageren op aanbod kan alleen met een complete inschrijving.

Toewijzing geschiedt in volgorde van inschrijfduur.

Inschrijfduur wordt gecorrigeerd voor woningzoekenden die een reistijd (openbaar vervoer volgens google-maps) hebben:

Langer dan één uur: half jaar.

Langer dan twee uur: een heel jaar.

Studenten met adres buiten NL : een heel jaar.

Onbeperkt reageren op aanbod.

Weigeren van aanbod kent geen sancties.

We hanteren geen urgentie-regeling.



Gezocht wordt naar een methodiek van toewijzen bij 1e verhuring, die wél zorgt voor een korte, effectieve aanbiedingsperiode, zónder dat bovenstaande uitgangspunten worden uitgehold.



Stand van automatisering

Het is gewenst om te kunnen werken met uitwerkingen van geautomatiseerde handelingen:



Opvoeren van woningen in SAP mogelijk, administratie

Uploaden woningen in de WRVtool (inclusief foto’s etc) in de maak, momenteel in test



Digitale en geautomatiseerde stappen van de workflow:

Bulk publiceren: dit is gereed voor het contingent gedeelte. Mogelijk vraagstuk/ uitwerking door de werkgroep: moet deze wijze van publiceren ook in het reguliere zou kunnen?

Bulk aanbieden: uitwerken of dit wenselijk is

Bulk contract maken WAG?

Digitaal contract ondertekenen wordt momenteel al Woonbedrijf breed onderzocht (Bas Bogers)



Sturingskenmerk tendervoorschrift: “International”, welke OI locatie?” aangevraagd, IM zoekt wie dit oppakt.

Sturingskenmerk Ademend principe “starter”, aangevraagd, IM onderzoekt. Dit is nog geen geformaliseerd beleid en nog niet geïmplementeerd.

In geen geval mag het de andere voorgang door IM belemmeren.





Vragen

Hoofdstuk 1, punt 7: wat is het planboek en wie is er verantwoordelijk voor?

Hoofdstuk 2, punt 1: is dat planboek ook voor ons te lezen? Lijkt erop alsof er al een plan is, is er al een analyse naar het aantal studenten dat gaat doorstromen. Zo niet, wil jij deze maken?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring; a: Wat is de definitie van een international? En hoe controleren we dit? En blijf/ben je international als je doorstroomt in het gebouw?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring; f: wat is een starter?

Wat zijn de afspraken m.b.t. het huisvesten van de eerste jaars studenten, master en bachelor studenten?

Hoofdstuk 2, eerste verhuring F: blijven de voorrangsregels gelden bij mutatie?

Hoofdstuk 4: kunnen wij buitenom het beleidsstuk ‘ademend principe’ zelf keuzes maken over voorrang voor eerstejaars studenten?

Hoofdstuk 5: de eerste twee punten: Opvoeren woning SAP, dit lijkt mij niet van belang voor de werkgroep verhuur. Tweede punt overzetten naar WRV: wordt dit geautomatiseerd zodat de verhuurconsulent niets meer hoeft te doen?

Krijgen alle huurders eenzelfde contract? Campus contract? Allemaal een regulier contract of niet?

Hoe worden de studio's verdeeld? Is er een limiet op het aantal studio’s en appartementen naar keuze?

We kiezen er initieel voor om?2?kamers?aan een internationale student?aan te bieden per?woongroep?(van?4, 6?of?8 studenten) en deze daarna vast in de groepen te reserveren. Is dit een goed aantal sociaal gezien? Moet dit niet de helft zijn? Vraag voor community building misschien?

Wanneer wordt duidelijk of een PHDer nog een campus contract krijgen?

Is er een automatiseringsoplossing mogelijk voor het laten landen van de documenten in het digitaal dossier?

Tekenen van de contracten wordt dat digitaal of fysiek?

Oplossing voor het overzetten van de vhe’s naar WRV. Dit moet nu achteraf handmatig. Kunnen we zoeken naar een oplossing waarbij de VHE’s niet apart over hoeven te worden gezet en de inschrijvingen handmatig hoeven te worden geblokkeerd.

Oplevering verspreiden over meerdere fases, zodat niet 735 studenten tegelijk op locatie zijn. Zijn hier concrete afspraken over?

Welke uiterste datum moet de vergunning voor laagbouw dorp afgegeven worden om nog mee te kunnen gaan in de huidig geplande oplevering?